Ticari Defterlerin Tasdik Zamanı, Usulü ve Müeyyidesi

Türk Ticaret Kanunu’nun Defter tutma yükümlülüğü başlıklı 64 üncü maddesinde ticari defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerine ilişkin hükümler yer almaktadır. Anılan yasa maddesine istinaden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ yayımlamıştır.

Tacirlerin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler
Gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmaksızın her tacirin, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir tutması gerekmektedir. Şahıs şirketleri bu defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutarlar.

Anonim ve limited şirketler her tacirin tutması gereken defterlere ek olarak, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundalar. Anonim şirketlerin bütün bunların yanında bir de yönetim kurulu karar defteri tutması gerekiyor.

Türk Ticaret Kanunu kapsamı dışındaki Mükellefler ister TİCARET ODASINA ister ESNAF ODASINA KAYITLI OLSUN işletme defteri tutmaya devam edeceklerdir. (Ticari Defter Tebliği Geçici madde -1)

ANONİM ŞİRKETLER VE SERMAYESİ PAYLARA BÖLÜNMÜŞ KOMANDİT ŞİRKETLER:
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
d) Yönetim Kurulu Karar Defteri
e) Pay Defteri
f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

• Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakeredefteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1)

LİMİTED ŞİRKETLER:
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
d) Pay Defteri
e) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

• Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak
kullanılmaya devam olunabilir. (Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/2)
• Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik
olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1)

LİMİTED ŞİRKET MÜDÜRLER KURULU DEFTERİ HAKKINDA AÇIKLAMA:
(Bu defterin tutulması zorunlu değildir. Bu defteri tutmak istemeyenler; Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterler Tebliğinin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI:
Gerek VUK Md.221 gerekse TTK Md.64 hükümlerine göre:
1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (Normal hesap dönemleri için ARALIK AYI);
2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

TASDİK YENİLEME ( ARA TASDİK )
(VUK MD. 222 ve TİCARİ DEFTER TEBLİĞİ MADDE 17-18)
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

KAPANIŞ ONAYI (TASDİKİ ) (TTK MD 64/ 3, 5 )
1)- YEVMİYE DEFTERİ, (İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için HAZİRAN AYI Sonu)
2)-Anonim Şirket Yönetim Kurulu KARAR DEFTERİ, (İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu)
Yukarıdaki defterler dışındaki defterlerin kapanış tasdiki YAPTIRILMAZ. Çalışmalarınızda başarılar dilerim.
Noterlerce Ticaret Sicili Tasdiknamesinin İstenmesi

Bahse konu Tebliğin Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı başlıklı 13. maddesinin 1.fıkrasında; “Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.” hükmüne yer verilmiştir.

Bu hüküm gereğince defterlerin açılış onaylarında, ticaret siciline kayıtlı mükellefler için ticaret sicil tasdiknamesi noterlerce aranılacaktır.

Kanuni defterlerin süresinde tasdik ettirilmemesi halinde ne olur?
Türk Ticaret Kanununa göre ticari defterlerin açılış veya kapanış onaylarının yaptırılmaması halinde uygulanacak ceza 2014 yılında 4 bin 481 liraya yükseltildi.

Yasal defterlerin zamanında tasdik ettirilmemesi, usulsüzlük cezasına, re”sen vergi tarhiyatına, KDV indirimlerinin reddine sebep olabileceği gibi, defterin tasdiksiz veya zamanında tasdik edilmemiş olması hali bu defterlerin sahibi lehine delil olabilme özelliğini de zedelemektedir. Zamanında tasdik, zamanında yazım ve ibraz açılarından YEVMİYE DEFTERİ diğer defterlere nazaran çok daha önemlidir. Örnek vermek gerekirse, zamanında tasdik edilmemiş yevmiye defterine kaydedilen KDV indirimleri geçersiz sayılarak ağır bir vergi tarhiyatı yapabilecek olmasına karşın, envanter defterinin tasdiksiz oluşu KDV indirim ve iade hakları açısından önem arz etmez.